Glossaire de la location de matériel événementiel

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A

Acompte

Somme versée par le client à la commande, déduite de la facture finale. Elle sécurise une réservation de matériel sur une période chargée.

Article

Unité de base du parc : un modèle de matériel (enceinte, table, chapiteau…) avec ses caractéristiques techniques, son tarif, son poids et son volume. Voir la gestion des articles et du stock.

Avoir

Document qui annule ou corrige tout ou partie d’une facture, par exemple après un retour anticipé ou un article non fourni.

B

Base articles

Ensemble des fiches articles d’un loueur : références, descriptions, photos, tarifs, équivalences et quantités. C’est la base de tous les devis.

Bon de livraison

Document qui accompagne le matériel au départ et liste ce qui est remis au client ; signé à la réception, il fait foi en cas de litige.

Bon de préparation

Liste du matériel à sortir pour une location, remise au magasin. Le préparateur y pointe chaque article, ou le scanne, avant le chargement.

Bon de reprise

Document de retour : il liste le matériel récupéré chez le client et signale les manques et la casse, à refacturer le cas échéant.

C

Calcul de disponibilité

Calcul de la quantité d’un article libre sur une période donnée, en tenant compte des sorties, des retours, des réparations et des sous-locations. Dans Locasyst, il est instantané à la saisie du devis.

Casse

Matériel endommagé pendant la location. Elle est constatée au retour, sur le bon de reprise, puis réparée, remplacée ou refacturée.

Catalogue en ligne

Vitrine du parc sur le site du loueur, alimentée par le logiciel (articles, prix, stocks), d’où les clients envoient demandes de devis et réservations. Voir le catalogue en ligne Locasyst.

Caution

Dépôt de garantie demandé au client, restitué au retour du matériel en bon état. Fréquente pour les particuliers et les nouveaux clients.

Code-barres

Étiquette collée sur un article ou un emballage pour l’identifier en un scan, au départ comme au retour. Voir le module QR codes et codes-barres.

Coefficient de location

Multiplicateur appliqué au tarif journalier selon la durée : une location de 3 jours peut être facturée 2 jours, par exemple. Il évite de fixer un prix pour chaque durée.

Contrat de location

Document qui fixe le matériel loué, la période, le prix, les conditions de livraison, de reprise, d’assurance et de caution.

D

Dépôt

Lieu de stockage du matériel. Un loueur peut en avoir plusieurs ; le logiciel doit alors suivre le stock de chacun. Voir le multi-dépôts.

Devis de location

Proposition chiffrée envoyée au client : articles, quantités, période, prix, transport et services. Une fois accepté, il devient une commande ferme.

E

Encours client

Montant facturé et non encore réglé par un client. Le suivre permet de fixer une limite avant d’accepter une nouvelle location.

Équivalence

Article qui peut en remplacer un autre quand celui-ci n’est pas disponible : une enceinte de puissance égale, une table de même dimension. Voir les équivalences matériel.

Export comptable

Transfert des écritures de ventes et d’achats vers le logiciel comptable, sans ressaisie. Voir les exports comptables.

F

Facture électronique

Facture émise, transmise et reçue dans un format structuré, via une Plateforme Agréée. Obligatoire en réception pour toutes les entreprises depuis le 1er septembre 2026.

Factur-X

Format de facture électronique qui associe un PDF lisible et des données structurées. Il fait partie des trois formats acceptés avec UBL et CII.

Flight case

Caisse de transport renforcée pour le matériel fragile (son, lumière, vidéo). Elle peut être gérée comme un article ou comme un contenant regroupant plusieurs articles.

I

Inventaire

Comptage du matériel réellement présent dans les dépôts, comparé aux quantités du logiciel. Avec des codes-barres, il se fait au scan. Voir codes-barres et traçabilité.

K

Kit

Ensemble d’articles loués ensemble sous une seule référence, par exemple un pack sonorisation avec enceintes, pieds et câbles. Le kit se sort et se vérifie article par article.

L

Location sèche

Location du matériel seul, sans technicien ni installation. À l’inverse, une prestation technique inclut le personnel et la mise en œuvre.

Loueur

Entreprise ou service public qui met du matériel à disposition contre paiement, ou gratuitement dans le cas d’un prêt.

M

Multi-sociétés

Gestion de plusieurs entités juridiques dans une même base, avec une facturation séparée et un parc éventuellement partagé.

N

Numéro de série

Identifiant unique d’un exemplaire d’article. Il permet de savoir quel appareil est parti chez quel client, et de suivre son entretien.

P

Parc matériel

Ensemble du matériel possédé par un loueur, toutes catégories confondues.

Plateforme Agréée (PA)

Opérateur immatriculé par l’administration fiscale qui transmet les factures électroniques entre entreprises et les données à l’administration.

Prestation technique

Location accompagnée de techniciens qui installent, exploitent et démontent le matériel.

Prêt de matériel

Mise à disposition gratuite, courante dans les collectivités pour les associations et les services municipaux. Elle se gère comme une location à prix nul. Voir Locasyst pour les collectivités.

Q

QR code

Code en deux dimensions, lisible par un smartphone, qui identifie un article ou un emplacement. Voir le module QR codes.

R

Relance

Rappel envoyé au client pour une facture impayée. Le logiciel liste les factures échues et prépare les relances.

Reprise

Retour du matériel chez le loueur à la fin de la location, avec vérification des quantités et de l’état.

Réservation

Blocage du matériel pour un client sur une période, avant ou après la signature du devis. Une réservation provisoire peut expirer si elle n’est pas confirmée.

Rotation

Nombre de fois qu’un article est loué sur une période. Un article qui tourne peu immobilise du capital ; un article toujours sorti mérite d’être racheté.

S

SAV

Suivi des réparations et de l’entretien du matériel. Un article en réparation n’est plus disponible à la location.

Sous-location

Location chez un confrère du matériel qui manque, pour le relouer à son propre client. Voir la sous-traitance.

Sous-traitance

Recours à un autre prestataire pour une partie de la prestation : matériel, transport ou personnel.

Stock

Quantité d’un article possédée par le loueur, répartie entre les dépôts, les sorties en cours et les réparations.

T

Taux d’utilisation

Part du temps pendant laquelle un article est loué. C’est l’indicateur clé de la rentabilité d’un parc.

Tournée

Organisation des livraisons et des reprises d’une journée, par véhicule et par chauffeur.

Transfert inter-dépôts

Déplacement de matériel d’un dépôt à un autre pour répondre à une location.

U

UGAP

Union des Groupements d’Achats Publics : centrale d’achat public de l’État. Un logiciel qu’elle référence peut être commandé par une collectivité sans procédure de mise en concurrence. Voir Locasyst à l’UGAP.

Un terme manque ?

Ce glossaire s’enrichit au fil des questions des loueurs. Pour une question sur le logiciel, consultez la FAQ Locasyst ou contactez-nous.